4 Gründe warum Importeure mit chinesischen Händlern Verträge abschließen müssen

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Das Importieren aus China und anderen asiatischen Ländern ist ein riskanter und komplexer Prozess. Das Unterzeichnen eines Vertrages kann ein Gegenmittel für eine große Anzahl an auftretenden Problemen und Missverständnissen sein. Dieser Artikel wird eine Erklärung liefern, warum die Unterzeichnung und Stempelung eines Vertrages den Unterschied machen kann.

Grund 1: Die Klarheit über Produkteigenschaften kann desaströse Missverständnisse vermeiden

Missverständniss zwischen dem Händler und dem Importeur bezüglich Materialien, Design, Komponenten, Farben und anderen Produkteigenschaften sind die häufigsten Ursachen, warum Qualitätsprobleme beim Import aus China auftreten. Einige Gründe sind unten aufgelistet:

  • Wichtige Produkteigenschaften gehen bei der Übersetzung oder bei der Kommunikation über Skype schnell verloren.

  • Es kommt häufig vor, dass Vertriebsleiter Bestellungen bestätigen, obwohl der Hersteller nicht fähig ist, die Ware herzustellen. Dies beinhaltet beispielsweise die Verwendung bestimmter Materialien, Komponenten, Farben, die Herstellung bestimmer Größen oder auch die Einhaltung von CE /FCC Normen. Möglicherweise sprechen Sie während der Besprechung der Bestellung und der Preisverhandlung nur mit einem Verkaufsassistenten und nicht mit dem eigentlichen Hersteller. Die Assistanten (in China) haben oftmals nicht das nötige Fachwissen über die von Ihnen gewünschten Produkte.
  • Viele Importeure gehen davon aus, dass der Lieferant “die Lücken auf der Liste der Produkteigenschaften schon ausfüllen wird”. Eine “Lücke” ist dabei ein Teil der Produktbeschreibung. Es könnte ein Material oder eine Farbe sein. Der Lieferant wird diese Lücke “schon irgendwie ausfüllen”, aber womöglich würden dann minderwertige und billigere Materialien und/oder Komponenten verwendet werden, die das Produkt ruinieren würden.
  • Wenn Ihr Land und/oder Markt die Einhaltung bestimmter Normen wie CE und RoHS für Ihr Produkt verlangt, sollte dies bereits im Vorfeld genannt werden. Wenn der Hersteller über diese Anforderungen nicht bescheid weiß, wird das Produkt wohl kaum in Übereinstimmung dieser Standards produziert werden. Gehen Sie niemals davon aus, dass der Hersteller einhalten wird, weil Sie Amerikaner oder Europäer sind.
  • In einem Verkaufsvertrag werden alle Produkteigenschaften wie Farben, Materialien, Komponenten, Größen etc klar genannt, die der Lieferant oder sein Management dann bestätigen muss. Sie können auch Anhänge wie grafische Beschreibungen, Logo Design Ausdrucke, Farbbeispiele oder Fotokopien anhängen, um deutlicher zu werden. Dies ist die beste Methode, um Missverständnisse mit Ihrem chinesischen Lieferanten aus dem Weg zu gehen.

Grund 2: Entschädigungsklauseln für Nichteinhaltung von Produkteigenschaften lässt ihren Lieferanten keine Möglichkeit zum Schummeln

Es kommt nicht selten vor, dass chinesische Lieferanten riesige Versprechen bezüglich der Preise und der Produktqualität machen, um Ihre Bestellung zu erhalten. Anschließend umgehen sie die teure Produktion, indem billige minderwertige Materialien und/oder Komponenten Verwendung finden. Der Schlüssel um dies zu verhindern, liegt darin den Lieferanten wissen zu lassen, dass er das Risiko eingeht, viel Geld zu verlieren, wenn er bei der Qualität trickst. Ihr Vertrag sollte Folgendes beinhalten:

  • Nennung von Beschädigungen und Defekten, die nicht akzeptiert werden.
  • Wie ein beschädigtes oder defektes Produkt ersetzt wird (Erstattung, Ersetzung oder Reparatur) und innerhalb welcher Zeit dies geschehen soll
  • Der Lieferant soll nicht die finale Zahlung fordern, bevor die Ladung nicht inspiziert und getestet wurde.
  • Der Lieferant soll die (vor Produktionsbeginn getätigte) Anzahlung erstatten, falls die Qualitätsprüfung und/oder die Produkttests negativ ausfallen.

Durch das Hinzufügen solcher klaren Entschädigungsklauseln in Ihrem Vertrag lassen Sie dem Lieferanten wissen, dass er bei Nichteinhaltung großen Risiken ausgesetzt ist. Dies kann jedoch nur dann funktionieren, wenn Sie die finale Zahlung erst nach erfolgter Qualitätsprüfung und nach dem erfolgtem Testen des Produktes tätigen. Bezahlen Sie niemals die ganze Rechnung für die Bestellung, bevor mit der Produktion begonnen wurde oder Sie werden kein Druckmittel im Falle eines Streites haben.

Sie sollten dem Lieferanten mitteilen, dass sie Produkte auf ihre Qualität und Funktionsweise hin testen werden, bevor die finale Zahlung erfolgt. Einige Lieferanten werden nun höhere Preise verlangen oder komplett aussteigen, da sie die Preise ihrer Produkte so kalkulieren, dass Sie Ihren Anforderungen nicht entsprechen (können).

Grund 3: Verspätungen vermeiden

Ihr Vertrag sollte über eine “Verspätungsklausel” verfügen, die bei XX Tagen nach Tätigung der Anzahlung in Kraft tritt. Dies ist normalerweise die Produktionszeit + 7 Tage. Eine bestimmte Summe (üblicherweise 1% des Bestellwertes) soll täglich bis zur Lieferung täglich abgezogen werden.

Beispiel

Ihr Lieferant hat 10 Lieferungen zu tätigen und der Produktionszeitraum wird eng. Drei der 10 Käufer haben eine Klausel im Vertrag, die besagt, dass täglich 150$ für 35 Tage nach erfolgter Anzahlung abgezogen werden. Natürlich wird der Produzent deren Lieferung höhere Priorität verleihen und die anderen 7 Käufer warten lassen.

Dieses Gedankengut kann nicht nur bei der Verspätungsklausel, sondern beim gesamten Vertrag angewandt werden. Auch wenn ein Vertrag nicht gleich Erfolg bedeutet, so wird dieser doch das Risiko für Qualitätsprobleme, Verspätungen und andere Sorgen lindern.

Grund 4: Erscheinen Sie seriös

Wenn Sie nicht ernsthaft genug sind, wird es Ihr Lieferant ebenso wenig sein. China ist nun seit einigen Jahrzehnten für den Handel geöffnet und viele Exportunternehmen im südlichen und östlichen China sind gewohnt, Verträge mit neuen Käufern zu schließen. Wenn Sie nun versuchen, es dem Lieferanten “nicht so schwer zu machen”, indem Sie keinen Vertrag aufsetzen, wirken Sie für ihn unorganisiert und können höhere Preise erwarten!

Zusammenfassung

Warum sollten Sie Ihr Fahrrad anschließen, wenn ein Dieb das Schloss sowieso knacken kann? Weil der Dieb vermutlich ein weniger geschütztes Fahrrad stehlen wird. Ein gut ausformulierter Vertrag kann Folgendes bewirken:

  • Minimierung des Missverständnisrisikos
  • Der Lieferant wird doppelt nachdenken, bevor er Sie mit minderer Qualität betrügt
  • Es kann als Grundlage für Streitfälle und Entschädigungsleistungen dienen
  • Vermeidung von Verspätungen
  • Sie erscheinen seriös
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