China Produktsourcing – Selber machen oder Agenten dazuholen?

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Ein guter Sourcingagent ist ein wichtiger Bestandteil eines jeden aus China importierenden Geschäfts. Das Anstellen eines solchen chinesischen Sourcingagenten ist für Startups und Kleinunternehmer jedoch oft zu kostspielig. In diesem Artikel erklären wir, wie Sie selbst damit beginnen können, Produkte in China zu suchen. Lassen Sie uns damit beginnen, warum dieser Ansatz am meisten für Kleinunternehmer Sinn ergibt.

Warum der eigenständige Weg für Kleinkäufer Sinn ergibt

Ein schlechter Sourcingagent ist keine Hilfe, sondern eine Belastung. Viele Sourcingagenten erhalten von den für den Kunden gewählte Lieferanten Bestechungsgelder. Dadurch wählt der Agent natürlich den Lieferanten, der die größte Stange Geld springen lässt – und nicht den qualifiziertesten Lieferanten, der das Produkt des Kunden herstellen kann.

Bitte verstehen Sie mich nicht falsch. Es gibt zahlreiche gute und anerkannte Sourcingunternehmen in China. Viele dieser sind doch zu teuer für Kleinimporteure. Lassen Sie mich dies erklären. Es gibt enorme Risiken beim Suchen nach Produkten in China und diese Risiken müssen unter Kontrolle gebracht werden. Das Produktsourcing ist ein komplizierter Prozess, der teilweise mehr als 100 Arbeitsstunden erfordert – von der ersten Planung bis zur letztendlichen Lieferung.

Sourcingunternehmen haben auch Rechnungen zu zahlen. Aus diesem Grund sind die geforderten Gebühren oftmals mehrere Tausend Dollar schwer. Für kompliziertere Projekte geht es sogar in die Zehntausenden. Diese Budgets sind schlicht und ergreifend außer Reichweite für Kleinkäufer. Es ergibt keinen Sinn, einem Sourcingunternehmen mehr Geld zu geben als die Bestellung letztendlich wert ist. Guter Service ist jedoch selten günstig – und günstiger Service ist selten gut.

Als Kleinkunde besteht Ihre einzige Möglichkeit darin, die Ärmel hochzukrempeln und sich an die Drecksarbeit zu begeben. Es ist aber in der Tat nicht so schlimm wie es klingen mag. Es verlangt schon ein wenig an Arbeit, aber es ist deutlich besser als einen unorganisierten Sourcingagenten zu haben. Folgen Sie unseren Ratschlägen für Kleinunternehmen zum Produktsourcing in China in diesem Artikel.

Ratschlag #1: Sich mit dem Produktsourcing in China vertraut machen

Bevor Sie Anfragen an Lieferanten senden, müssen Sie wissen, wonach Sie überhaupt fragen. Ein Produkt ist die Summe seiner Teile. Dies bedeutet, dass Sie die Produktqualität, die Leistung und die Funktionen definieren müssen. Sie müssen also, in anderen Worten, umfangreiche Produkteigenschaften auflisten.

Wenn Sie in den USA, in Europa oder in Australien oder Neuseeland leben, müssen Sie höchstwahrscheinlich Produktstandards einhalten. Behalten Sie im Hinterkopf, dass nur eine geringe Anzahl an chinesischen Lieferanten mit den westlichen Standards mithalten kann und entsprechend kompatible Produkte herstellen kann – und niemand wird Ihnen Nachforschungen abnehmen, was genau an Standards Sie einzuhalten haben. Zunächst müssen Sie also bestätigen können, welche Produktstandards oder Direktiven für Ihr Produkt gelten, das Sie importieren möchten. Anschließend müssen Sie verifizieren, dass der Lieferant Produkte herstellen kann, die diesen Standards entsprechen. Dies können Sie erledigen, indem Sie bisherige Zertifikate und Laborberichte von Drittparteien für den Hersteller unter die Lupe nehmen.

Klingt kompliziert? Es gibt Hilfe. Wenn Sie ein Starterpaket direkt hier auf Asiaimportal.de bestellen, können wir zutreffende Produktregulationen sowie Produkthinweise auflisten und nach passenden Lieferanten suchen. Klicken Sie hier, um sich ein Demovideo anzusehen.

Vielleicht möchten Sie auch ein wenig mehr über den Lieferanten erfahren. Wenn Sie nach bestimmten Produkten wie Electronik suchen, ist ein Qualitätsverwaltungssystem von entscheidender Wichtigkeit. Ohne dieses können defekte Einheiten ungehindert passieren und sogar in die Hände des Kunden gelangen. Ein Qualitätsverwaltungssystem soll dies mit einem strengen Prozess verhindern. Folgende Schritte sind Mindestbestandteil eines solchen Prozesses:

1.) Inspektion und Test eingehender Materialien und Komponenten
2.) Produkttests während der Herstellung.
3.) Produkttests nach der Produktion

Ein Qualitätsverwaltungssystem bestimmt auch, wie der Lieferant mit defekten Einheiten umgeht (Einheiten, die nicht den Produkteigenschaften entsprechen). Das Produzieren von Waren ist keine Wissenschaft und Defekte treten so gut wie immer auf – zu einem unterschiedlichen Prozentsatz. Es gibt mehrere etablierte Systeme, von denen ISO 9001 das bekannteste ist. Am wichtigsten ist jedoch, dass der Lieferant klar erklären kann, wie sein Qualitätsverwaltungssystem funktioniert – und dass er dies mit Unterlagen beweisen kann, die zeigen, dass dieses System tatsächlich Anwendung findet.

Ratschlag #2: Lassen Sie den Lieferanten auf Ihre Anfrage antworten

Sie versenden eine Anfrage, warten einige Tage – und erhalten nichts. Es ist für Keinunternehmer ein großes Hindernis, überhaupt die Aufmerksamkeit des Lieferanten zu erhalten. Viele Lieferanten haben aber gute Grunde, dass sie sich nur um wenige Anfragen kümmern.  Auf B2B Seiten wie Globalsources.com gelistete Lieferanten erhalten täglich eine große Menge an Anfragen. Üblicherweise enthalten diese Anfragen eine RFQ (Request for Quotation) für ein bestimmtes Produkt – also eine Preisanfrage.

Das Angeben eines Preises ist nicht so einfach wie es klingen mag. Der Lieferant muss sich mit seinen Zulieferern abstimmen, um Preisdaten zu erhalten. Sobald dies erledigt ist, können die Herstellungskosten in Betracht gezogen werden. Durch den enormen Arbeitsaufwand müssen Lieferanten ernsthafte und größere Kunden bevorzugen, um Zeit zu sparen. Das Problem dabei ist, dass Kleinkunden oft den Eindruck der untersten Kategorie vermitteln.

Die nächste Frage ist also, wie Sie sich als ernsthaften Käufer geben, mit dem sich der Lieferant zusammensetzen sollte. Während meinen Arbeitsjahren in dieser Branche habe ich mit hunderten an chinesischen Verkaufsmanagern gesprochen, von denen die meisten sagen:

1.) Die meisten Kleinkunden bieteten unzureichende Produktinformationen. Es ist nicht möglich, einen Preis ohne Produkteigenschaften zu nennen. Das ist doch gerade der Punkt, worauf der Preis basiert. Ein Lieferant kann keinen Preis für Armbanduhren angeben. Dies geht erst, wenn der Kunde rostfreie Stahlgehäuse, ein Citizen IL Uhrwerk oder um eine Goldlegierung bittet. Machen Sie also Ihre Hausaufgaben und informieren Sie sich über Ihr gewünschtes Produkt, bevor Sie eine RFQ (Preisanfrage) an den Lieferanten senden.

2.) Die meisten Anfragen sind Sackgassen. Es gibt viele Opportunisten, die Preisanfragen einfach nur aus Spaß senden. Gutmütigkeit zahlt aber leider keine Rechnungen und Lieferanten müssen daher recht wählerisch sein. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen immer vor, wenn Sie eine Preisanfrage an einen chinesischen Lieferanten senden. In der Tat können Sie sich sogar ein wenig größer geben als Sie tatsächlich sind, um die Aufmerksamkeit des Lieferanten zu erhalten.

Ratschlag #3: Verwaltung des Sourcingprozesses

Das Arbeiten mit einer Großzahl an Lieferanten ist immer risikoreich. Wie ich bereits erklärt habe, ist eine Antwort des Lieferanten alles andere als garantiert. Schätzen Sie sich glücklich, wenn die Hälfte der Lieferanten Ihnen antwortet. Unter diesen sind nur wenige dabei, die Ihre Produkteigenschaften zu Ihren Produktstandards herstellen können. Am Ende haben Sie eine Hand voll an qualifizierten Lieferanten – und das, bevor Sie überhaupt Preise in Betracht gezogen haben!

Es reicht einfach nicht aus, vier oder fünf Lieferanten zu kontaktieren. Die meisten Sourcingagenten suchen beim Auswahlverfahren nach bis zu 50 Lieferanten. Dabei entstehen eine Menge Informationen, die es unter einem Hut zu bekommen gilt. Um dieses besser verwaltbar zu machen müssen Sie wichtige Informationen in einer Tabelle organisieren. Diese Tabelle sollte mindestens für folgende Informationen Platz bieten:

  • Zertifikateinhaltung
  • Produkteignschafteneinhaltung
  • Preise
  • Produktsamplekosten
  • Produktionszeit
  • Qualitätverwaltungssystemprozeduren

Sie sollten auch wichtige Dokumente wie bisherige Produkttestberichte in separaten Ordnern sichern. Dies macht es viel einfacher, sich für einen Lieferanten zu entscheiden, da Sie eine komplette Übersicht über dessen Leistungen besitzen.

Ratschlag #4: Informieren Sie Ihren Lieferanten über bevrstehende Qualitätsprüfungen und Produkttests.

Machen Sie keinen Hehl daraus, dass Sie planen, einen Inspektor zur Produktkontrolle zu schicken. Sagen Sie Ihrem Lieferanten von Beginn an, dass Sie die Produkte zwecks Einhaltung der Produkteigenschaften und Qualitätsstandards überprüfen lassen werden. Dies trifft auch für Produkttests zu, sodass der Lieferant weiß, dass er besser die Produktstandards in dem Ihrigen Land einhalten sollte.

Seien Sie nicht überrascht, wenn mehr als nur ein paar Lieferanten nun nicht mehr antworten. Das ist nicht etwa eine schlechte Nachricht, sondern eine gute! Diese Lieferanten waren einfach nicht qualifiziert – seien Sie froh, dass Sie dies so zeitig herausgefunden haben, bevor es erst richtig losging.

Ratschlag #5: Verschwenden Sie keine Zeit für unqualifizierte Lieferanten

Gehen Sie niemals davon aus, dass alle chinesischen Lieferanten in einer bestimmten Industrie Ihr Produkt genauso wie Sie es wünschen produzieren können. Was es noch schlimmer macht, ist die Tendenz von Verkaufsleitern, dass sie mehr versprechen als sie einhalten können – was Preise, die Produktqualität und de Einhaltung von Zertifikaten betrifft.

Dennoch machen viele Importeure den (riesigen) Fehler, zu zeitig einen Lieferanten auszuwählen – basieren nur auf einigen vagen Versprechen des Lieferanten. Das Ergebnis ist üblicherweise, dass der Importeur alle anderen Lieferanten fallen lässt und sich auf einen längeren Produktentwicklungsprozess mit nur einem Kunden einlässt. Die Zeit vergeht und es ist Zeit für die Bestellung. Dies ist der perfekte Zeitpunkt für den Lieferanten, den Preis zu erhöhen oder einfach nicht nach Ihren Vorstellungen zu produzieren.

Was als nächstes passiert, ist vielleicht etwas überraschend – der Importeur wird dennoch eine Bestellung aufgeben. Warum? Weil der Importeur verzweifelt ist, seine Produkte zu erhalten, um diese verkaufen zu können! Das ergibt Sinn oder? nach monatelangen Verhandlungen und ausgegebenem Geld für Produktsamples kann der Importeur aus dem Deal nicht mehr aussteigen. Aus diesem Grund sollte die Lieferantenauswahl niemals vor der allerletzten Minute getätigt werden. Gehen Sie immer sicher, dass Sie eine handvoll an anderen Lieferanten haben, auf die Sie sich im Fall der Fälle verlassen können.

Ratschlag #6: Viele chinesische Lieferanten bevorzugen es, direkt mit dem Käufer zu verhandeln

Es gibt Zeiten, wenn der chinesische Lieferant zu keiner Kooperation bereit ist, weil hinter dem Geschäftspartner ein Sourcingunternehmen steckt. Es scheint klar, dass der Händler lieber mit Amateuren handeln will als mit Profis – doch dies ist nicht immer der Grund.

Es gibt unzählige Gründe, warum chinesische Lieferanten lieber direkt mit dem Käufer verhandeln. Wenn Sie gut vorbereitet sind und unseren Ratschlägen folgen, können Sie den Job erledigen und dabei Geld sparen – und auch bessere Ergebnisse erzielen.

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